| 1 | Cofnodion y cyfarfod diwethaf |
| Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2000. |
| 2 | Croeso |
| Croesawyd Alison Berwick, Rosa Fernandez, ac Elizabeth Honer i'r cyfarfod. |
| 3 | Cyfansoddiad |
| Trafodwyd dogfen ddrafft yr Erthyglau Cwmni a roddwyd gerbron y Cyngor y diwrnod hwnnw a'r rhestr o gwestiynau a oedd yn codi ohoni. | |
| 3.1 | Cytunwyd bod cynrychiolaeth yr awdurdodau lleol yn mynd i fod yn fwy nag 20 y cant. |
| 3.2 | Cytunwyd i geisio gan yr awdurdod priodol yr hawl i ddefnyddio'r termau 'Cyngor/Council' a 'Cymru/Wales'. |
| 3.3 | Gohiriwyd penderfynu ble y dylai swyddfa gofrestredig y cwmni fod. |
| 3.4 | Gohiriwyd penderfynu ble y dylai'r cwmni gyfarfod. |
| 3.5 | Strwythur corfforaethol y cwmni: penderfynwyd trwy bleidlais fod yr holl aelodau yn cael bod yn gyfarwyddwyr y cwmni a bod swyddogion yn cael eu hethol i wasanaethu am dymor penodedig. Byddai gan bob aelod bleidlais. |
| 3.6 | Gohiriwyd penderfynu pwy fyddai swyddogion ac ymddiriedolwyr y cwmni. |
| 3.7 | Cytunwyd ar gworwm o bum aelod. |
| 3.8 | Cytunwyd bod SE a SB yn mynd i ymgynghori â'r rhai nad oedd yn bresennol er mwyn cadarnhau'r penderfyniadau a wnaed y diwrnod hwn. |
| 3.9 | Am fod cynrychiolaeth yr awdurdodau lleol yn fwy nag ugain y cant, byddai'n rhaid i'r cwmni gydymffurfio â rheoliadau'r awdurdodau lleol. Yn ôl pob tebyg byddai'n rhaid i bob cynrychiolydd llywodraeth leol ymgynghori â'i gyngor sir ynghylch bod yn gyfarwyddwr. Byddai'n rhaid i brif weithredwr pob awdurdod lleol a gynrychiolir gydsynio â sefydlu'r cwmni newydd. Byddai'n rhaid i'r cwmni gyflwyno'i gyfrifon i'r awdurdodau lleol i'w harchwilio (yn ôl pob tebyg un awdurdod fyddai'n gyfrifol am wneud yr archwiliad). |
| 3.10 | Gohiriwyd trafod y manylion canlynol: pwy fyddai ag awdurdod i rwymo'r cwmni i gontract ayb.; pa fanc fyddai'r cwmni yn ei ddefnyddio; pwy fyddai cyfrifwyr y cwmni, a'i archwilwyr ariannol; pwy fyddai'n rhoi cyngor proffesiynol i'r cwmni, e.e. cyngor cyfreithiol; a fyddai angen gwasanaethau ategol ar y cwmni, e.e. cyngor ariannol, a phwy fyddai'n diwallu'r angen hwnnw; y trefniadau yswiriant a'u cost; codi cyfalaf; a fyddai ar yr awdurdodau lleol yr angen am bwerau wrth gefn; creu cynllun busnes; a'r manylion i'w cynnwys ar bapur ysgrifennu'r cwmni. |
| 3.11 | Trafodwyd yr angen i nodi beth fyddai'n digwydd i asedau neu ddyledion y cwmni pe deuai i ben. |
| 3.12 | Gofynion CDL: roedd AB o'r farn bod yr Erthyglau drafft yn cwrdd â holl ofynion y Loteri o ran 'endid cyfreithiol'. Awgrymwyd gan RF nad ffurfio cwmni oedd yr unig ddewis a bod modd cwrdd â gofynion CDL yr un mor effeithiol trwy ffurfio partneriaeth neu ymddiriedolaeth. Yn ateb i hynny, nodwyd bod CAC, wrth ddewis sefydlu cwmni, yn cymryd cyfansoddiad newydd NCA fel patrwm. Addawodd AB anfon copi o ofynion 'endid cyfreithiol' CDL at RF. |
| 3.13 | Nodwyd yr angen i enwi dyddiad cyfrifo blynyddol. |
| 3.14 | Cytunodd SE a SB i gyfarfod â'r cyfreithiwr tua mis Ebrill 2001 i drafod y ddogfen yn fwy manwl. |
| 3.15 | Diolchwyd i adran gyfreithiol Dinas a Sir Abertawe am ei holl waith ynglŷn â'r Erthyglau. |
| 4 | Resource a Chymru |
| Adroddwyd bod y grŵp llywio wedi cyfarfod unwaith eto a bod ychydig o oedi oherwydd roedd Hywel Roberts yn ailwampio'i adroddiad. Nodwyd hefyd fod Justin Frost wedi cysylltu â CAC i dynnu sylw at waith Resource yn paratoi strategaeth archifau. |
| 5 | CWLIS |
| Adroddodd SE am y materion a drafodwyd yng nghyfarfod diwethaf CWLIS, gan gynnwys Rhwydwaith y Bobl; y ddau gais NOF, 'Getting in on the Act' a 'Routes (Reaching Out Extending Skills); gwefan CWLIS; a chorff tebyg i Resource ar gyfer Cymru a rôl CWLIS yn y dyfodol. Byddai Jenny Randerson yn cael ei gwahodd i'r CCB yng Nghaerdydd ar 5 Ebrill 2001. |
| 6 | NCA |
| Nodwyd gan GJ fod CAC wedi talu'r tanysgrifiad i NCA erbyn hyn. |
| 7 | Adroddiad y Cynulliad am Ddiwylliant |
| Nodwyd gan GJ ei fod wedi anfon llythyr at y pwyllgor. |
| 8 | Adroddiad blynyddol |
| Rhoddwyd copi o'r adroddiad blynyddol i bob un a oedd yn bresennol. Cytunwyd i beidio â'i gyhoeddi ar ffurf llyfryn mwyach ond yn hytrach ei gyhoeddi ar wefan CAC yn unig. |
| 9 | Concordat â'r Cynulliad Cenedlaethol |
| Roedd y cytundeb wedi'i gwblhau ym mis Awst 2000 a'i gyhoeddi ar wefan yr Archifdy Gwladol. |
| 10 | Polisi Archifau Cymru |
| Nodwyd bod y Polisi bron yn barod i'w argraffu. Roedd siec Cymdeithas yr Archifyddion am £1200 wedi dod i law yr wythnos honno, ac roedd y Gymdeithas wedi cynnig hyd at £300 yn ychwanegol tuag at y gost o ddosbarthu'r ddogfen. Roedd GJ yn dal i ddisgwyl y £600 arall trwy gyfrwng Linda Tomos. Cytunodd SE ac EB i gyfarfod â Mary Ellis i wthio'r peth yn ei flaen. |
| 11 | Prosiect Mapio |
| Ymddiheurodd SJ am nad oedd yr adroddiad wedi'i gwblhau. Roedd drafft anghyflawn ohono wedi ei drafod gan SJ a SE y diwrnod cynt. Nodwyd bod modd diweddaru llawer o'r data ar sail y dystiolaeth a gasglwyd gan PRO a HMC wrth archwilio 14 o'r 22 sefydliad ers i'r holiaduron gael eu llenwi. Ei nod yn awr oedd cwblhau'r drafft i'w ddosbarthu ar ddydd Gŵyl Dewi. Cytunwyd bod SE a GJ yn mynd i ystyried y posibilrwydd o gael lansiad yr adroddiad yr un pryd â Pholisi Archifau Cymru a'r taflenni gwybodaeth, a cheisio ei drefnu yn y Cynulliad ym mhresenoldeb Jenny Randerson. |
| 12 | Rhwydwaith Archifau Cymru |
| 12.1 | Roedd y gwaith o greu 'endid cyfreithiol' yn mynd yn ei flaen. |
| 12.2 | Eglurodd GJ y cynllun 12-mis a oedd i'w gynnal gan HMC a LlGC o Ebrill 2001 ymlaen i greu disgrifiadau lefel fonds ar gyfer cannoedd o archifau teuluoedd a stadau. Disgwylid i'r cynllun fod yn gyfle da i ddysgu llawer am oblygiadau prosiect RhAC. Roedd dwy swydd yn perthyn i'r cynllun, y naill i'w llenwi trwy secondio Stephen Benham (LlGC) a'r llall trwy hysbysebu a chyfweld. Roedd y cyfweliadau i'w cynnal ar 27 Chwefror. Penderfynodd y Cyngor beidio ag ychwanegu neb arall at y panel cyfweld. |
| 12.3 | Rhoddwyd awdurdod i SE a GJ holi CDL Cymru am hybu cynllun RhAC, a mynegodd AB ei pharodrwydd i'w canlyn i gyfarfod â swyddogion y Loteri yng Nghaerdydd. |
| 13 | Cyfarfod Gregynog 2001 |
| Penderfynwyd peidio â threfnu cyfarfod yng Ngregynog eleni oherwydd roedd Cynhadledd Flynyddol Cymdeithas yr Archifyddion i'w chynnal yn Aberystwyth ym mis Medi. |
| 14 | Cronfa'r Cyfleoedd Newydd (NOF) |
| Rhoddodd GR y newyddion diweddaraf am brosiect Casglu'r Tlysau. |
| 15 | Arolwg Pumlynyddol HMC |
| Eglurodd GJ fod CAC wedi derbyn ymholiad gan DCMS ynghylch trefnu cyfarfod ymgynghorol yng Nghymru i drafod yr arolwg hwn, a'i fod ef a SE, wrth ragweld yr anawsterau o alw cyfarfod arbennig, wedi cynnig ei roi ar agenda'r Cyngor y diwrnod hwnnw, er bod CAC yn cwrdd wedi'r dyddiad swyddogol olaf ar gyfer ymateb. Trafodwyd pa les oedd HMC i Gymru a chytunodd SE i ddrafftio llythyr yn crynhoi ymateb CAC a'i gylchredeg i aelodau'r Cyngor am eu sylwadau. |
| 16 | Llongyfarch |
| Llongyfarchwyd Steven Jones ar ei benodi'n bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Archifdai yn y PRO. |
| 17 | Elizabeth Honer |
| Eglurodd EH ei swyddogaeth hi yn y PRO, yn rhoi cyngor i gyrff cofnodion cyhoeddus am reoli archifau. |
| 18 | Alison Berwick |
| Cyflwynodd AB ei hun fel olynydd Cathrin Cassarchis yn swydd Ymgynghorydd y Loteri i'r NCA. |
| 19 | Llywodraeth Leol |
| Nodwyd bod y Panel Ymgynghorol i'w ailgynnull er mwyn adolygu cynlluniau Adran 60. |
| 20 | Cyhoeddiadau |
| Nodwyd bod argraffiad newydd Cofrestri Plwyf Cymru : Parish Registers of Wales wedi ei gyhoeddi ychydig cyn Nadolig. |
| 21 | Cyfarfod nesaf |
| Cytunwyd i gyfarfod nesaf ar 20 Gorffennaf 2001. |
Yn ôl
i'r Tudalen Blaen