Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru :: Archives and Records Council Wales

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru
Archives and Records Council Wales

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd yn Neuadd y Sir, Abertawe, ar 13 Gorffennaf 2001

Presennol: S Edwards (Morg, Cadeirydd); S Beckley (GMorg); E Bennett (PCAbertawe); A Berwick (NCA); G Edwards (Henebion); G Evans (AOCC); A Green (PCAbertawe); G Jenkins (LlGC); S Jones (PRO); M Owen (LlGC); G Reid (Powys); D Rimmer (Gwent); R Sargent (HMC); J Watts-Williams (LlGC); ac, ar gyfer y drafodaeth gychwynnol, N Havard a H Van Willegen (Cyngor Abertawe).

Ymddiheuriadau: R Baker (HMC); J Davies (Caerfyrddin); S Davies (PCAberystwyth); M Ellis (PCAberystwyth); S Ellis (Conwy); H Malaws (Henebion); K Matthias (Dinbych); C Orr (Penfro); H Palmer (Ceredigion); A Rhydderch (Gwynedd); L Tomos (AGaLl); R Williams (CymdArch).

1	Cofnodion y cyfarfod diwethaf
	Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 16 Chwefror 2001.

2	Croeso
	Croesawyd Gareth Edwards, Adam Green, Mared Owen, Nigel Havard, a Helen Van Willegen i'r cyfarfod. Nodwyd bod Arwyn Lloyd Hughes wedi ymddeol a bod AOCC wedi enwebu Gayle Evans yn gynrychiolydd yn ei le.

3	Cyfansoddiad a Ffurfio Cwmni
	Wedi i NH egluro cefndir y newidiadau a wnaed i'r ddogfen, a pham yr oedd gan CAC ddau brif ddewis, sef (1) sefydlu cwmni; neu (2) enwebu corff arweiniol, cyflwynodd HVW adroddiad Gwasanaethau Cyfreithiol DSAbertawe am oblygiadau sefydlu cwmni.
3.1	Cynghorwyd CAC i beidio â ffurfio cwmni oherwydd y cymhlethdodau a allai ddeillio o'r drefn reoli cyfalaf.
3.2	Gwell fyddai i un sefydliad ysgwyddo'r baich ariannol a dod i gytundeb ffurfiol (memorandwm dealltwriaeth) â phob un o'r sefydliadau eraill er mwyn cydwarantu'r gwariant. Byddai'r memoranda dealltwriaeth hyn yn gorfodi pob sefydliad unigol i ystyried goblygiadau'r prosiect a cheisio'r awdurdod i ymuno ag ef. Cynghorwyd CAC i sicrhau'r memoranda dealltwriaeth hyn yn gyntaf oll.
3.3	Dylid diffinio cyfrifoldebau pob un o'r cyrff.
3.4	Gallai sicrhau cytundeb pob un o'r cyrff fod yn broses hirwyntog.
3.5	Dywedodd AB nad yw'r HLF yn mynnu bod cwmni yn gweithredu pob cynllun. Corff arweiniol yw'r patrwm amlycaf yn Lloegr.
3.6	Cytunwyd mai da o beth fyddai sefydlu trefn barhaol.
3.7	Barnai NH ei bod yn annhebygol y câi CAC yr amser i sefydlu cwmni cyn cyflwyno'r cais i'r HLF ym mis Hydref. Byddai'n well canfod corff arweiniol a mynegi'r uchelgais i sefydlu cwmni yn rhan o amodau cynnal y prosiect yn y tymor hir.
3.8	Diolchwyd i staff adran gyfreithiol DSAbertawe am eu cymorth a'u cyngor ac ymadawodd NH a HVW â'r cyfarfod.
3.9	Wedi peth trafod, penderfynwyd ystyried ffurfio cwmni fel un dewis ymhlith nifer o bosibiliadau, a chanfod, yn y cyfamser, gorff arweiniol i fynd â'r cais yn ei flaen.
3.10	Cytunwyd mai Llyfrgell Genedlaethol Cymru fyddai prif leoliad tîm RhAC a chorff arweiniol y prosiect.
3.11	Ffurfiwyd grŵp o dri (SE, EB, a DR) i fynd i'r afael â'r memoranda dealltwriaeth.
3.12	Byddai SB yn holi faint oedd y cyngor a gafwyd gan DSA yn ei gostio.

4	Resource a Chymru
	Dywedwyd bod adroddiad Hywel Roberts ar ei ffordd.

5	CWLIS
	Methodd SE fynd i gyfarfod Jenny Randerson ar 5 Ebrill 2001.

6	NCA
	Nodwyd bod mesur archifau drafft i'w baratoi erbyn diwedd 2002.

7	Adroddiad Blynyddol
	Nodwyd bod adroddiad blynyddol 1999-2000 wedi'i gyhoeddi ar wefan CAC.

8	Arolwg Pumlynyddol HMC
	Nodwyd bod ymateb CAC wedi ei anfon.

9	Panel Ymgynghorol Adran 60
	Nodwyd bod Jenny Randerson yn mynd i ysgrifennu at yr awdurdodau lleol perthnasol.

10	Rhwydwaith Archifau Cymru
	Daeth dau bapur gerbron y cyfarfod.
10.1	Cyflwynodd GJ y cyntaf ohonynt a oedd yn ymwneud â sefyllfa'r prosiect a'r opsiynau ar gyfer ei ddatblygu.
10.1.1	Cytunwyd i baratoi cais a fyddai'n costio llai na £500,000.
10.1.2	Cytunwyd i dderbyn cynnig LlGC i wneud yr ymchwil i addasu'r cais gwreiddiol o ran nifer y fonds, amser paratoi disgrifiadau, ac yn y blaen.
10.1.3	Cytunwyd i dderbyn y cymorth a gynigiwyd gan yr Archifdy Gwladol mewn perthynas â chwilio'r isadeiliaeth dechnegol fwyaf addas.
10.1.4	Cytunwyd i dderbyn cynnig LlGC i ddrafftio'r cynllun busnes.
10.1.5	Cytunwyd bod yn rhaid i bob un o'r partneriaid gyfrannu rhywfaint at yr arian cyfatebol ac enwi'r swm yn ei femorandwm dealltwriaeth.
10.1.6	Cytunwyd i dderbyn cynnig LlGC i gynnal gweinydd RhAC; a phenderfynwyd gofyn i'r Cynulliad Cenedlaethol warantu'r costau perthnasol. Byddai'n rhaid gwneud yr ymrwymiad i gynnal RhAC yn rhan o'r memoranda dealltwriaeth.
10.1.7	Cytunwyd i gael pob un o'r partneriaid i ymrwymo i anfon data newydd at RhAC.
10.1.8	Cytunwyd i anfon papur diwygiedig at Jane Henderson yn nodi'r cynigion newydd hyn, yn enwedig beth y gellid ei gyflawni am £500,000. Byddai'n rhaid trefnu holiadur newydd i ganfod faint o fonds sydd gennym a dylid sicrhau bod y cyfanswm yn cynnwys y prif gasgliadau archifol i gyd.
10.2	Cyflwynwyd yr ail bapur, a oedd yn ymwneud â'r ateb technegol, gan MO.
10.2.1	Nodwyd bod HLF yn disgwyl inni elwa o brofiad cynlluniau tebyg eraill. Rhaid dangos y manteision o gyfuno staff rhanbarthol a secondiadau â thîm canolog, e.e. er mwyn defnyddio gwybodaeth leol, ac arbed amser a thraul ariannol ar deithio.
10.2.2	Nodwyd bod ateb technegol AIM25 wedi hen ennill ei blwyf. Dylid cadw mewn cof ddatblygiad y cymhorthion chwilio wedi'r tair blynedd cyntaf ac anghenion defnyddwyr RhAC.
10.2.3	Cytunwyd i geisio cynnwys ystadegau cyfredol am y defnydd a wneir o wefannau sydd yn cynnig cymhorthion chwilio.
10.2.4	Byddai PCAbertawe am gyfrannu ei data i RhAC â'r lleiafswm o ymyrraeth. Cytunwyd na fyddai angen mwy na throsglwyddo'r metadata fel y maent.
10.2.5	Cytunwyd y gellid hepgor o'r cynllun yr elfen o gyflenwi caledwedd a meddalwedd. Nodwyd bod gan fwy neu lai bob un o'r partneriaid y caledwedd angenrheidiol a'r gallu rhwydweithiol erbyn hyn; ac na ddylai amrywiaeth o systemau catalogio fod yn faen tramgwydd.

11	Prosiect Mapio
	Diolchwyd i SJ am ei adroddiad terfynol a ddosbarthwyd ar ffurf drafft yn ystod y cyfarfod. Dywedodd SJ ei fod yn croesawu sylwadau, er bod rhai SE a GJ, a gafodd ddrafft trwy e-bost ar 1 Mawrth, wedi'u hymgorffori eisoes. Amlinellodd strwythur yr adroddiad. Gofynnodd a oedd angen cynnwys adrannau 11 a 12 (gwasanaethau archifau awdurdodau lleol; gwasanaethau archifau eraill).
	Trafodwyd yr opsiynau ar gyfer ei lansio. Penderfynwyd ei ddosbarthu mor eang â phosibl er sylw'r sefydliadau a oedd yn rhan o'r prosiect, gan ofyn iddynt anfon eu sylwadau at SJ cyn gynted ag y bo modd. Roedd angen sylw ar olwg yr adroddiad yn ogystal â'i destun. Cytunwyd y dylid anelu'r lansio at y Cynulliad Cenedlaethol. Byddai SE yn cael gair â Penny Hall ynglŷn â threfnu cyflwyniad i'r Gweinidog ym mis Hydref. Soniodd SJ am lansiad arall yn San Steffan ym mis Tachwedd.

12	Polisi Archifau Cymru
	Nodwyd bod y ddogfen yn barod a chytunwyd i awdurdodi Mary Ellis i fwrw ymlaen â'i hargraffu.

Cronfa'r Cyfleoedd Newydd (NOF): Casglu'r Tlysau

Adroddodd GJ fod prosiect Casglu'r Tlysau wedi'i gymeradwyo gan NOF ac yn disgwyl derbyn tua £1m i ddigideiddio rhyw 23,000 o eitemau a'u rhoi ar y We. Roedd GJ a GE yn aelodau o'r pwyllgor gwaith bychan o dri a oedd yn gwthio'r prosiect yn ei flaen. Bwriedid sefydlu cwmni cyn diwedd Gorffennaf a gobeithid penodi cyfarwyddwr y prosiect ymhen ychydig wythnosau. Penderfynwyd enwebu GJ yn gynrychiolydd CAC i fod yn Gyfarwyddwr ar gwmni CT.

14	Prosiect Teuluoedd a Stadau
	Cafwyd adroddiad byr gan RS am dri mis cyntaf prosiect HMC/LlGC. Apeliodd at bob archifdy am ymateb i lythyr Mair James. Enwebwyd DR i gynrychioli CAC ar y Bwrdd Prosiect.

15	Holi barn CAC
	Tynnodd SE sylw at y cynnydd yn y ceisiadau am farn CAC ar hyn a'r llall.

16	Arolwg HLF
	Tynnodd AB sylw at arolwg gwefan HLF a'r angen i sefydliadau archifol Cymru ymateb iddo. Cynllun newydd yn cynnig grantiau bychain rhwng £5,000 a £50,000 yn mynd i fod ar gael yn fuan yng Nghymru. Byddai AB yn trefnu gweithdai perthnasol yma yn yr hydref.

17	Cyfarfod nesaf
	Cytunwyd i gyfarfod nesaf yn Archifdy Morgannwg, Caerdydd, am 12 o'r gloch ganol dydd ar 24 Medi 2001.

Yn ôl i'r Tudalen Blaen