| 1 | Croeso |
| Estynnodd y Gadair groeso cynnes i bawb i gyfarfod cyntaf y Cyngor yn Aberystwyth dan ei enw newydd (Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru). Roedd y Cadeirydd yn falch i weld cynifer o'r aelodau yn bresennol ag ystyried y presenoldeb gwan mewn cyfarfodydd blaenorol. |
| 2 | Ymddiheuriadau |
| C. Richards (Powys); G. Evans (AOCC); E. Bennett (PC Abertawe); H. Malaws (Henebion). |
| 3 | Cofnodion y cyfarfod diwethaf |
| Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Tachwedd 2004 yn Adeilad Aberconwy, Caerdydd. |
| 4 | Materion yn codi o'r cofnodion |
| 4.1 | Cyfansoddiad newydd |
| Cylchredwyd rhestr o'r gwahoddedigion i gyfarfodydd CACC gan yr Ysgrifennydd. Pwysleisiodd GJ mai rhestr ar gyfer trafodaeth yn unig ydoedd ac ni ddylid edrych arni fel rhestr hollol derfynol. Bydd angen penderfynu'n lleol pwy fydd y cynrychiolydd - yr archifydd yng ngofal gwasanaeth neilltuol neu'r unigolyn sy'n weithredol gyfrifol am y gwasanaeth. Trafodir rhai materion penodol eu natur mewn cyfarfodydd CACC, tra byddai eraill yn fwy cyffredinol a strategol eu natur. Yn y pen draw dylai'r cynrychiolydd gael yr awdurdod angenrheidiol i benderfynu ar faterion strategol pwysig. Tra'i bod hi'n amlwg yn y mwyafrif o achosion pwy ddylai'r cynrychiolydd fod, roedd peth amheuaeth gyda rhai o'r awdurdodau pwy y dylid ei anfon. Dylid anfon llythyr, gyda rhestr yn awgrymu gwahoddedigion posib, at bob awdurdod a gynrychiolir ar CACC. | |
| 4.2 | Grŵp Rheoli Cofnodion Cymru |
| Ni chafwyd unrhyw ddatblygiadau ynghylch Grŵp Rheoli Cofnodion ar gyfer Cymru i gyd. | |
| 4.3 | Strategaeth |
| Ni ddarparwyd cyfieithiad i'r Gymraeg, yn rhannol oherwydd absenoldeb Glyn Parry. Nid oes cyllid ar gael ar gyfer gwaith cyfieithu. | |
| 4.4 | Cynhadledd CILIP |
| Bu'r gynhadledd a gynhaliwyd yng Ngwesty'r Metropole, Llandrindod, ar 3 Mawrth, yn llwyddiant mawr a chroesawyd safon uchel y cyflwyniadau. | |
| 4.5 | Mormoniaid (microffilmio/digido cofrestri plwyf) |
| Codwyd fwy o gwestiynau nag a gafwyd o atebion yn y cyfarfod a gynhaliwyd yn LlGC ar 28 Chwefror. Mae angen cael mwy o wybodaeth gan y Mormoniaid am beth yn union yw eu hamcanion. Anfonwyd llythyr at y Mormoniaid gan GJ yn awgrymu dilyn y prosiect mewn dau gam: byddai'r cam cyntaf yn golygu digido'r cofrestri gyda chopïau DVD (neu ficroffilm mewn rhai achosion) ar gyfer y gwasanaethau archifol perthnasol; byddai'r ail gam yn ystyried cwestiwn mynediad i'r delweddau digidol ar y We Fyd Eang. Byddai angen ymchwilio i ddarganfod y dull mwyaf effeithiol o wneud hyn. Gwelwyd mynediad i'r We fel maen tramgwydd. Roedd Nigel Yates yn hapus gyda'r cynnig o weithio mewn dau gam. |
| 5 | Adroddiad y Gadair |
| 5.1 | Cyfarfod CyMAL |
| Mynychodd KM gyfarfod CyMAL ar 27 Ionawr pan lansiwyd y Cynllun Gweithredol a'r CD. Cafwyd cyflwyniadau ar y cynlluniau grantiau a ddyfarnwyd ac ar Annog Addysg, ynghyd â chyflwyniadau gan sectorau gwahanol, gan gynnwys RhAC. Roedd y sylwadau am y ddogfen strategol yn gefnogol ar y cyfan. CWLIS Mynychodd KM gyfarfod olaf CWLIS. Gellid adfer corff tebyg yn y dyfodol o bosib. Cymru'n Creu Adroddodd SE hefyd iddi fynychu cyfarfod o Cymru'n Creu. Cafwyd cyflwyniadau gan Cyngor Llyfrau Cymru a Phrifysgol Morgannwg ar waith yn gwerthuso profiadau diwylliannol. Argymhellwyd gwneud gwaith pellach ar 'Annog Addysg' ac ar swyddogaethau mesur. Cafwyd sawl cyfeiriad at archifau yn y cyflwyniadau. |
| 6 | Adroddiad yr Is-Gadeirydd |
| Nid oedd yr Is-Gadeirydd yn bresennol yn y cyfarfod. |
| 7 | Adroddiad yr Is-Ysgrifennydd |
| 7.1 | Newsplan |
| Nododd GJ fod gwefan Newsplan Cymru (http://www.newsplancymru.info/) wedi cael ei lansio er nad yw'n hollol gyflawn eto. Mae'r wefan yn debyg i un RhAC o ran diwyg. | |
| 7.2 | Eu Gorffennol, Eich Dyfodol |
| Y mae'r arddangosfa a ariennir gan CLF ac a roddwyd ynghyd gan Yr Amgueddfa Ryfel gyda chymorth LlGC yn cael ei dangos ar hyn o bryd ym Merthyr Tudful. Byddai'n symud wedyn i Hwlffordd. Nododd dau o wasanaethau archifau Cymru y byddai ganddynt ddiddordeb mewn derbyn nawdd uniongyrchol i wneud gwaith digido. |
| 8 | 'Logjam' |
| Codwyd y cwestiwn pwy ddylai gymryd y cyfrifoldeb am Logjam (prosiect i fesur a blaenoriaethu yr ôl-groniad catalogio ar hyd a lled Cymru). Teimlid y dylai CACC a CyMAL ysgwyddo'r cyfrifoldeb fel ei gilydd. Awgrymwyd y gallai rhai o dîm RhAC ymgymryd â'r gwaith o dan arolygaeth CACC, gyda'r prosiect yn cychwyn yn Ionawr 2006 ac yn gorffen ym mis Mehefin y flwyddyn honno gyda dau archifydd ac un rheolwr prosiect. Drafftiwyd cynnig i'w gyflwyno i CyMAL, er y bydd angen ei ddiwygio i gynnwys rheolwr prosiect. Byddai prosiect fel hwn, sy'n cael ei reoli'n ganolog, yn cynnig tystiolaeth i gyfiawnhau'r adnoddau ychwanegol sydd eu hangen i leihau'r ôl-groniadau catalogio drwy Gymru. Ymhlith y materion eraill a godwyd yn ymwneud â'r cynnig oedd cwestiwn cyfraniadau cyfatebol oddi wrth bartneriaid - byddai rhai gwasanaethau â'r wybodaeth wrth law yn ddidrafferth, eraill heb y wybodaeth; a fyddai'n rhaid i'r cyfraniadau fod yn gyfartal?; a fyddai recriwtio yn agored? Cadarnhaodd EJ y byddai'r grant yn ddigon i dalu am gyflogau, costau teithio, a chynhaliaeth, ac y byddai cyfraniadau (ariannol neu'n cyfateb i hynny) yn gyfwerth â 25% o gost y prosiect. Tra gallai LlGC roi lle a chyflogi tîm Logjam, ni fyddai cyllid CyMAL yn mynd yn uniongyrchol at LlGC. Felly byddai'n rhaid i wasanaeth archifau reoli'r grant. Awgrymodd HP y gallai Archifdy Ceredigion dderbyn yr arian, yn dibynnu ar gadarnhad. Roedd lle ar gyfer hyblygrwydd hefyd ynglyn â lleoli'r tîm - gallai un person gael ei leoli mewn rhan arall o Gymru, yn y de ddwyrain o bosib. Byddai'n rhaid ailwampio'r cynnig (i gynnwys darpariaeth ar gyfer ariannu rheolwr prosiect) erbyn Dydd Llun 14 Mawrth, er mwyn cyflwyno'r cynnig y diwrnod canlynol. Wedi i'r cynnig gael ei gymeradwyo byddai'n rhaid sefydlu tîm rheoli. Cytunwyd na fyddai'r cynnig yn rhestru'r archifdai i'w cynnwys yn y prosiect. |
| 9 | Unrhyw fater arall |
| 9.1 | CyMAL |
| Adroddwyd fod y Cynllun Grantiau Archifau wedi gweithio'n dda am y flwyddyn gyntaf. Roedd bwriad i gynnal seminar adolygu grantiau ar 4 Mai. Gyrrwyd rhestr o'r grantiau a ddosbarthwyd i wasanaethau archifau. Tynnodd ME sylw at amcan 1.6 o Gynllun Gweithredu CyMAL, sef 'datblygu gweithgareddau ymchwil yn cynnwys casglu tystiolaeth'. Y bwriad oedd edrych ar ystadegau gwaelodlin ar draws y tri maes. Byddai'r rhaglen o gasglu gwybodaeth yn cynnwys dangosyddion perfformio craidd ar gyfer awdurdodau lleol. Gwrthodwyd y dangosyddion perfformio a awgrymwyd ar gyfer gwasanaethau archifau gan yr awdurdodau lleol. Byddai CH yn cael ei chynnwys yn y grwp a fyddai'n trafod y mater dan sylw. Byddai CyMAL yn hapus i dderbyn awgrymiadau gan CACC am raglenni ymchwil a fyddai o fudd i'r tri maes i gyd. Mynegodd ME gefnogaeth CyMAL i waith y grwp sy'n hybu safonau yn y gwasanaethau cyhoeddus (PSQG) a nododd fod nifer yr awdurdodau lleol yng Nghymru sy'n cymryd rhan yn arolygon y Grwp wedi disgyn. Cafwyd cefnogaeth i gynllun CyMAL i wneud gwaith peilot ar ran y grwp i gynnal arolwg o ddefnyddwyr rhithwir. Roedd angen ystadegau o'r defnyddwyr rhithwir er mwyn cael cydbwysedd oherwydd bod y nifer o bobl sy'n ymweld ag ystafelloedd darllen yn disgyn. Angen trafod adolygu Adran 60 ar gyfer gwasanaethau archifau. Bydd Denise Lavis, Cynghorydd Hyfforddi a Datblygu CyMAL, yn gwneud dadansoddiad o anghenion hyfforddiant ym meysydd llyfrgellyddiaeth ac archifau. Cyhoeddir adroddiad yn mis Medi. Mewn ymateb i gwestiwn PS am yr ystadegau gwaelodlin, nododd ME y gellid cyhoeddi'r ystadegau hyn. | |
| 9.2 | Cyfarfod Gregynog |
| Roedd SMcI, ar ran Cymdeithas yr Archifyddion, o blaid parhau i gynnal cyfarfodydd archifyddion Cymru yng Ngregynog. Cytunwyd y dylid cynnal cyfarfod arall yn ystod y flwyddyn ond bod angen gwneud ymchwil pellach ynglyn â'r lleoliad a'r dyddiad. Cynigiwyd themâu amrywiol ar gyfer y cyfarfodydd gan gynnwys materion yn trafod mynediad i ddogfennau, cyfraniadau yn trafod mathau penodol o ddogfennau, 'sioe deithiol dogfennau', 'hanes gyda phrofiad ymarferol', ac yn y blaen. |
| 10 | Dyddiad y cyfarfod nesaf |
| Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 8 Gorffennaf yn swyddfeydd CyMAL, Aberystwyth (bydd y lleoliad yn cael ei gadarnhau gan ME). [Newidiwyd y dyddiad ar ôl hynny i 6 Gorffennaf]. |
Yn ôl i'r
Tudalen Blaen