Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru :: Archives and Records Council Wales

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru
Archives and Records Council Wales

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd yn Llyfrgell Genedlaethol Cymru ar 7 Mawrth 1997

Presennol: K Matthias (Dinbych, Cadeirydd); S Edwards (Morg); M Ellis (HMC); G Jenkins (LlGC); D Leitch (PRO); Rowland Williams (CymdArch); J Watts-Williams (LlGC); ac (am ran gyntaf y cyfarfod) Robert Chell (PCAberystwyth), Louise Craven (HMC), David Jeremiah (LlGC), a Linda Tomos (PCAberystwyth).

Ymddiheuriadau: A D Carr (PCBangor); A Lloyd Hughes (AGC); H Malaws (Henebion); David Rimmer (Gwent).

1 Rhwydweithio

Ar ddechrau'r cyfarfod dangoswyd y tudalennau a oedd wedi eu drafftio ar gyfer y We Fyd-eang ar sail yr holiadur a drefnwyd gan yr is-bwyllgor rhwydweithio yr hydref blaenorol. Yna aethpwyd i drafod cynlluniau rhwydweithio CAC.

1.1 Penderfynwyd dosbarthu allbrint o'r tudalennau pwrpasol i bob swyddfa i'w cywiro a'u cymeradwyo.

1.2 Penderfynwyd lansio safle CAC ar y We nid cynt na 8 Mai 1997 a gwahodd Yr Arglwydd Prys-Davies i gyflawni'r seremoni yng Nghaerdydd.

1.3 Penderfynwyd datblygu ychydig dudalennau eraill a chysylltu'r safle â safleoedd perthnasol eraill fel HMC a Network Wales cyn y lansiad.

1.4 Penderfynwyd hysbysu Cymdeithas yr Archifyddion er mwyn cylchredeg gwybodaeth am y safle newydd.

1.5 Penderfynwyd gwneud Astudiaeth Dichonoldeb darparu'r adnoddau, cyfarpar, a'r hyfforddiant angenrheidiol i rwydweithio'r archifdai lleol. Gofynnwyd i RC, DJ, LT, a JWW ddrafftio brîff ar gyfer Astudiaeth Hyd a Lled a fyddai'n rhagflaenu'r Astudiaeth Dichonoldeb. Byddai'r drafft yn cael ei gylchredeg i aelodau eraill CAC am eu cymeradwyaeth cyn y gellid gosod y ddogfen o flaen y Brifysgol.

1.6 Pwysleisiwyd yr angen am gysondeb safonau. Soniodd LC am ymdrechion NCA i sefydlu safonau cydnabyddedig drwy waith ei Bwyllgor Polisi Rhwydweithio. Penodwyd JWW yn gynrychiolydd CAC ar y pwyllgor hwnnw.

1.7 Awgrymwyd mai buddiol fyddai dwyn Gordon Reid (Powys) ac Elisabeth Bennett (PC Abertawe) i mewn i weithgaredd yr is-bwyllgor rhwydweithio; a ffurfio cysylltiad â Gayle Evans (AGC). [Gweler cofnod 3.5 isod]

1.8 Soniodd LT fod bwriad i lansio Cymdeithas Gwybodaeth Cymru ym mis Mehefin.

1.9 Soniodd LC fod Rheolau Enwi'r NCA gyda'r argraffwyr a bod gobaith eu cyhoeddi cyn y Pasg. Byddai LlGC yn derbyn 100+ copi i'w dosbarthu yng Nghymru.

1.10 Tynnodd LC sylw at brosiect NCA ar Gymhorthion Chwilio.

2 Cofnodion y cyfarfod diwethaf

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 1 Tachwedd 1996.

3 Materion yn codi o'r Cofnodion

3.1 Ad-drefnu Llywodraeth Leol

3.1.1 Caerfyrddin: symud i adeilad arall wedi ei ohirio; cais i'r Loteri ddiwedd Mai; PRO yn poeni am gyflwr yr adeilad a staffio; PRO a HMC i oedi tan ddechrau'r flwyddyn ariannol newydd cyn mynd unwaith eto ar drywydd y mater hwn.

3.1.2 Môn: Ian Miller (SG) wedi ymweld â'r swyddfa; llawer o hysbysrwydd lleol i gyflwr enbyd yr archifdy; DL yn disgwyl manylion cynlluniau'r cyngor sir; Ian Miller yn disgwyl ateb i gwestiwn neu ddau cyn rhoi Cynllun Adran 60 diwygiedig y sir gerbron y Panel Ymgynghorol.

3.1.3 Caerdydd: sefyllfa well o lawer er nad yw'r Cynllun Adran 60 wedi ei orffen; prydles ar yr adeilad; SE yn ddiolchgar iawn am bob cymorth gan CAC, PRO, HMC, SG.

3.2 Prosiect Mapio HMC

Cafwyd adroddiad gan ME ar ddatblygiad y prosiect. Roedd yr adroddiad wedi ei anfon at Yr Ysgrifennydd Gwladol ar Ddydd Gwyl Dewi. Y gobaith oedd ei gyfieithu i'w gylchredeg erbyn 21 Mawrth. Y pwyntiau amlycaf a gododd o'r arolwg oedd yr angen i fuddsoddi mewn TG, uwchraddio adeiladau, a darparu mwy o le storio. Nid oedd yr arolwg wedi mesur a phwyso cyllid yr archifdai yn benodol er ei fod wrth gwrs ymhlyg yn yr asesiad o'r lefel gwasanaeth a gynigir ganddynt. Gobeithid cyflwyno'r adroddiad i'r Arglwydd Rothschild ar 31 Mawrth.

Soniodd DL am benodiad arfaethedig Swyddog Achosion Loteri yn y PRO i gynorthwyo gwasanaethau archifau yn Lloegr i lunio cynnig rhagarweiniol am arian loteri. Roedd CAC yn croesawu'r datblygiad hwn ac yn awyddus i gynnwys Cymru yng nghylch gorchwyl y swyddog newydd.

3.3 Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Darllenwyd llythyr Gareth Pierce yn mynegi diddordeb yn syniad CAC o gael grwp ymgynghorol ar archifau. Penderfynwyd aros hyd nes y byddai'r Grwp Archifyddion Sirol wedi trafod y mater ar 21 Mawrth. Un posibilrwydd fyddai gwahodd Mr Pierce i annerch cyfarfod Gregynog ym mis Medi.

3.4 Arolwg Robert Chell

Cadarnhawyd y penderfyniad i holi Robert Chell beth yw diben ei arolwg ac i ba raddau y mae'n gydnaws ag arolwg cyffelyb HMC.

3.5 Is-bwyllgor Rhwydweithio

Penderfynwyd gwahodd Gordon Reid i gyfarfod nesaf yr is-bwyllgor a chadw Elisabeth Bennett a Gayle Evans mewn cof [gweler cofnod 2.7 uchod].

3.6 Pwyllgor Archifau Rhyngadrannol

Cafwyd adroddiad ar lafar gan DL. O bosibl byddai cyfarfod nesaf y Pwyllgor Rhyngadrannol yn trafod y Polisi Archifau Cenedlaethol.

4 Archifdy Gwladol Cymru

Tynnodd RW sylw at y cyfeiriad yn y Polisi Archifau Cenedlaethol at sefydlu Archifdy Gwladol Cymru. Penderfynwyd gofyn i KM a GJ lunio dogfen ynglyn â'r pwynt hwnnw i'w drafod yng nghyfarfod nesaf CAC.

5 Consortiwm Gwasanaethau Llyfrgell a Gwybodaeth Cymreig

Roedd y Consortiwm [CWLIS] a ffurfiwyd trwy uno LIP(Cymru) a'r Cynllun Taleithiol (WRLS) wedi estyn gwahoddiad i CAC ymaelodi a mynychu'r cyfarfod yn AAGaLl ar 19 Mawrth. Penodwyd KM i fynychu'r cyfarfod ar ran CAC.

6 Cyfarfod Gregynog

Penderfynwyd cynnal y cyfarfod ar 13 Medi 1997. Awgrymwyd ambell destun trafod: ffilmiau; Glaniad y Ffrancod, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru; ac fe nodwyd efallai y byddai rhagor o syniadau yn codi o gyfarfod Cymdeithas yr Archifyddion drannoeth.

7 Hysbysrwydd

Honnwyd nad oedd busnes CAC yn ddigon hysbys ymhlith archifyddion y Brifysgol. Penderfynwyd cymell ADC i hysbysu'r rhai y mae yn eu cynrychioli o'r hyn a drafodir gan CAC.

8 Cyfarfod nesaf

Dydd Gwener, 27 Mehefin 1997, 11.00

Yn ôl i'r Tudalen Blaen

1	Rhwydweithio
	Ar ddechrau'r cyfarfod dangoswyd y tudalennau a oedd wedi eu drafftio ar gyfer y We Fyd-eang ar sail yr holiadur a drefnwyd gan yr is-bwyllgor rhwydweithio yr hydref blaenorol. Yna aethpwyd i drafod cynlluniau rhwydweithio CAC.
1.1	Penderfynwyd dosbarthu allbrint o'r tudalennau pwrpasol i bob swyddfa i'w cywiro a'u cymeradwyo.
1.2	Penderfynwyd lansio safle CAC ar y We nid cynt na 8 Mai 1997 a gwahodd Yr Arglwydd Prys-Davies i gyflawni'r seremoni yng Nghaerdydd.
1.3	Penderfynwyd datblygu ychydig dudalennau eraill a chysylltu'r safle â safleoedd perthnasol eraill fel HMC a Network Wales cyn y lansiad.
1.4	Penderfynwyd hysbysu Cymdeithas yr Archifyddion er mwyn cylchredeg gwybodaeth am y safle newydd.
1.5	Penderfynwyd gwneud Astudiaeth Dichonoldeb darparu'r adnoddau, cyfarpar, a'r hyfforddiant angenrheidiol i rwydweithio'r archifdai lleol. Gofynnwyd i RC, DJ, LT, a JWW ddrafftio brîff ar gyfer Astudiaeth Hyd a Lled a fyddai'n rhagflaenu'r Astudiaeth Dichonoldeb. Byddai'r drafft yn cael ei gylchredeg i aelodau eraill CAC am eu cymeradwyaeth cyn y gellid gosod y ddogfen o flaen y Brifysgol.
1.6	Pwysleisiwyd yr angen am gysondeb safonau. Soniodd LC am ymdrechion NCA i sefydlu safonau cydnabyddedig drwy waith ei Bwyllgor Polisi Rhwydweithio. Penodwyd JWW yn gynrychiolydd CAC ar y pwyllgor hwnnw.
1.7	Awgrymwyd mai buddiol fyddai dwyn Gordon Reid (Powys) ac Elisabeth Bennett (PC Abertawe) i mewn i weithgaredd yr is-bwyllgor rhwydweithio; a ffurfio cysylltiad â Gayle Evans (AGC). [Gweler cofnod 3.5 isod]
1.8	Soniodd LT fod bwriad i lansio Cymdeithas Gwybodaeth Cymru ym mis Mehefin.
1.9	Soniodd LC fod Rheolau Enwi'r NCA gyda'r argraffwyr a bod gobaith eu cyhoeddi cyn y Pasg. Byddai LlGC yn derbyn 100+ copi i'w dosbarthu yng Nghymru.
1.10	Tynnodd LC sylw at brosiect NCA ar Gymhorthion Chwilio.

2	Cofnodion y cyfarfod diwethaf
	Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 1 Tachwedd 1996.

3	Materion yn codi o'r Cofnodion
3.1	Ad-drefnu Llywodraeth Leol
3.1.1	Caerfyrddin: symud i adeilad arall wedi ei ohirio; cais i'r Loteri ddiwedd Mai; PRO yn poeni am gyflwr yr adeilad a staffio; PRO a HMC i oedi tan ddechrau'r flwyddyn ariannol newydd cyn mynd unwaith eto ar drywydd y mater hwn.
3.1.2	Môn: Ian Miller (SG) wedi ymweld â'r swyddfa; llawer o hysbysrwydd lleol i gyflwr enbyd yr archifdy; DL yn disgwyl manylion cynlluniau'r cyngor sir; Ian Miller yn disgwyl ateb i gwestiwn neu ddau cyn rhoi Cynllun Adran 60 diwygiedig y sir gerbron y Panel Ymgynghorol.
3.1.3	Caerdydd: sefyllfa well o lawer er nad yw'r Cynllun Adran 60 wedi ei orffen; prydles ar yr adeilad; SE yn ddiolchgar iawn am bob cymorth gan CAC, PRO, HMC, SG.

3.2	Prosiect Mapio HMC
	Cafwyd adroddiad gan ME ar ddatblygiad y prosiect. Roedd yr adroddiad wedi ei anfon at Yr Ysgrifennydd Gwladol ar Ddydd Gwyl Dewi. Y gobaith oedd ei gyfieithu i'w gylchredeg erbyn 21 Mawrth. Y pwyntiau amlycaf a gododd o'r arolwg oedd yr angen i fuddsoddi mewn TG, uwchraddio adeiladau, a darparu mwy o le storio. Nid oedd yr arolwg wedi mesur a phwyso cyllid yr archifdai yn benodol er ei fod wrth gwrs ymhlyg yn yr asesiad o'r lefel gwasanaeth a gynigir ganddynt. Gobeithid cyflwyno'r adroddiad i'r Arglwydd Rothschild ar 31 Mawrth.
	Soniodd DL am benodiad arfaethedig Swyddog Achosion Loteri yn y PRO i gynorthwyo gwasanaethau archifau yn Lloegr i lunio cynnig rhagarweiniol am arian loteri. Roedd CAC yn croesawu'r datblygiad hwn ac yn awyddus i gynnwys Cymru yng nghylch gorchwyl y swyddog newydd.

3.3	Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
	Darllenwyd llythyr Gareth Pierce yn mynegi diddordeb yn syniad CAC o gael grwp ymgynghorol ar archifau. Penderfynwyd aros hyd nes y byddai'r Grwp Archifyddion Sirol wedi trafod y mater ar 21 Mawrth. Un posibilrwydd fyddai gwahodd Mr Pierce i annerch cyfarfod Gregynog ym mis Medi.

3.4	Arolwg Robert Chell
	Cadarnhawyd y penderfyniad i holi Robert Chell beth yw diben ei arolwg ac i ba raddau y mae'n gydnaws ag arolwg cyffelyb HMC.

3.5	Is-bwyllgor Rhwydweithio
	Penderfynwyd gwahodd Gordon Reid i gyfarfod nesaf yr is-bwyllgor a chadw Elisabeth Bennett a Gayle Evans mewn cof [gweler cofnod 2.7 uchod].

3.6	Pwyllgor Archifau Rhyngadrannol
	Cafwyd adroddiad ar lafar gan DL. O bosibl byddai cyfarfod nesaf y Pwyllgor Rhyngadrannol yn trafod y Polisi Archifau Cenedlaethol.

4	Archifdy Gwladol Cymru
	Tynnodd RW sylw at y cyfeiriad yn y Polisi Archifau Cenedlaethol at sefydlu Archifdy Gwladol Cymru. Penderfynwyd gofyn i KM a GJ lunio dogfen ynglyn â'r pwynt hwnnw i'w drafod yng nghyfarfod nesaf CAC.

5	Consortiwm Gwasanaethau Llyfrgell a Gwybodaeth Cymreig
	Roedd y Consortiwm [CWLIS] a ffurfiwyd trwy uno LIP(Cymru) a'r Cynllun Taleithiol (WRLS) wedi estyn gwahoddiad i CAC ymaelodi a mynychu'r cyfarfod yn AAGaLl ar 19 Mawrth. Penodwyd KM i fynychu'r cyfarfod ar ran CAC.

6	Cyfarfod Gregynog
	Penderfynwyd cynnal y cyfarfod ar 13 Medi 1997. Awgrymwyd ambell destun trafod: ffilmiau; Glaniad y Ffrancod, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru; ac fe nodwyd efallai y byddai rhagor o syniadau yn codi o gyfarfod Cymdeithas yr Archifyddion drannoeth.

7	Hysbysrwydd
	Honnwyd nad oedd busnes CAC yn ddigon hysbys ymhlith archifyddion y Brifysgol. Penderfynwyd cymell ADC i hysbysu'r rhai y mae yn eu cynrychioli o'r hyn a drafodir gan CAC.