Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru :: Archives and Records Council Wales

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru
Archives and Records Council Wales

POLISI ARCHIFAU A CHOFNODION CENEDLAETHOL I GYMRU

Cynhyrchwyd gan Gyngor Archifau Cymru 2001
© Cyngor Archifau Cymru 2001
Rhoddir pob hawl i atgynhyrchu'r ddogfen hon

Mae'r ddogfen hon ar gael ar ffurf ffeil pdf hefyd

Cyflwyniad	Amcanion Polisi
Datganiad Egwyddorion	Atodiad

CYFLWYNIAD

Archifau yw defnydd crai hanes. Hwy yw cof y genedl, y sefydliad neu'r unigolyn. I ddechrau, crëir cofnodion am resymau gweinyddol, cyfreithiol neu bersonol, ond unwaith i'r defnyddioldeb hwn fynd heibio, gall cofnodion droi'n archifau sy'n rhoi tystiolaeth am y dyddiau fu. Maent yn hanfodol ar gyfer ymchwil hanesyddol, ond mae i archifau hefyd ran bwysig mewn rhoi tystiolaeth am atebolrwydd sefydliadau cyhoeddus, y sawl sy'n gwneud penderfyniadau ac yn ffurfio barn. Nid oes raid i ddefnydd archifau fod yn hen i fod yn bwysig: mae rhai cofnodion â gwerth archifol y funud y cânt eu creu.

Mae'r diffiniad o 'archifau' a ddefnyddir at ddibenion y polisi hwn felly yn ehangach na'r hyn a ddefnyddir fel rheol. Defnyddir llawer ar y gair archifau ar hyn o bryd, ond mae ei ddefnydd gan y cyhoedd yn gyffredinol yn aml yn wahanol iawn i'r ystyr a ddefnyddir gan y sawl sydd â gofal proffesiynol am archifau. Fe'i cymhwysir yn aml i gofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth na ddefnyddir bellach ac a symudir i le storio llai hygyrch, gyda dim ond elfen fechan o ddethol ac ychydig iawn o ddisgwyliadau ynglŷn â hyd eu cadw. Mewn termau proffesiynol, dogfennau yw archifau a grëir a/neu a gesglir gan sefydliadau, busnesau neu hyd yn oed unigolion yn ystod eu bywyd a'u gwaith beunyddiol ac a gedwir am byth (C Kitching, Archives: the very essence of our heritage, 1996). I fod yn fwy penodol, medrwn ddefnyddio'r diffiniad o archifau a nodwyd yn argraffiad 1989 o Safon Brydeinig allweddol BS 5454. Archifau yw:

'Dogfennau a gedwir yn barhaol gan y sawl sy'n gyfrifol am drafodion y mae'r cyfryw ddogfennau yn gofnodion ohonynt, neu gan eu holynwyr neu'r sawl a benodwyd ganddynt, dan eu gofal eu hunain ac fel rheol yn y drefn y crëwyd y dogfennau' (BS 5454:1989, t. 2).

Gall y cofnodion rydym yn eu creu heddiw ddod yn archifau yfory, ond os caniateir iddynt hel yn ddireol, aiff pethau'n draed moch. Mae swm enfawr o gofnodion yn awr yn cael eu cynhyrchu ar amrywiaeth o ffurfiau, a rhaid eu rheoli gan reolwyr cofnodion ac archifwyr proffesiynol. Diffinnir rheoli cofnodion fel:

'maes rheolaeth sydd yn gyfrifol am reoli yn effeithiol a threfnus greu, derbyn, cynnal, defnyddio a gwaredu cofnodion, gan gynnwys prosesau ar gyfer dal a chynnal tystiolaeth a gwybodaeth am weithgareddau a thrafodion busnes ar ffurf cofnodion' (Safon Ryngwladol Rheoli Cofnodion).

Mae rheoli cofnodion yn hanfodol ar gyfer gweinyddu effeithiol, ac yn y pen draw er mwyn gwneud cofnodion ar gael yn gyhoeddus i ddiben ymgynghori ac ymchwil. Bydd cadw gormod o wybodaeth mor annefnyddiol i ymchwilwyr y dyfodol â pheidio â chadw digon. Nid oes gwerth archifol i bob defnydd, a bydd trefn iawn o reoli cofnodion yn nodi ac yn dileu defnydd nad yw'n werth ei gadw'n barhaol.

Mae'r ffaith fod archifau yn unigryw a di-ail yn gosod cyfrifoldeb trwm ar y sawl sy'n gofalu amdanynt. Cadwedigaeth yw sylfaen pob gwaith gydag archifau. Gall defnydd archifol fod yn frau a gall ddirywio'n hawdd. Rhaid ei gadw yn yr amgylchedd iawn, yn ddiogel rhag tân, llifogydd a lladrad. Dylid cael cyn lleied o gyfyngiadau ag sydd modd ar fynediad at archifau, gan gadw mewn cof ystyriaethau preifatrwydd, diogelwch, risg i uniondeb, ac ystyriaethau cyfreithiol, ond dylid caniatáu mynediad yn unig wedi nodi a rhestru'r defnydd yn ofalus, ac ni ddylid fyth ei ganiatáu ar draul cadwedigaeth.

Graddedigion yw archifyddion proffesiynol sydd â gradd gyntaf o brifysgol a chymhwyster wedi hynny mewn gweinyddu archifau. Er mwyn ennill cymhwyster o'r fath, caiff archifyddion eu hyfforddi mewn ystod eang o bynciau: gweinyddu, cadw a storio archifau, rheoli cofnodion, materion mynediad a pharatoi cymhorthion chwilio. Dylai cyflogi archifydd gyda chymwysterau proffesiynol sicrhau lefel uchel o arbenigedd ym mhob agwedd o ofalu am a chadw archifau a pheri eu bod ar gael i'w defnyddio gan y cyhoedd. Gall rheolwyr cofnodion fod yn archifyddion sydd wedi dewis arbenigo mewn rheoli cofnodion. Mae cadwriaethwyr archifau sy'n gyfrifol am gadw a thrwsio defnydd archifol hefyd yn meddu ar gymwysterau proffesiynol cydnabyddedig.

Mae archifau ac archifyddion eisoes wedi cyfrannu'n sylweddol at nifer o fannau a nodwyd fel blaenoriaethau ym mholisïau'r llywodraeth (Polisi'r llywodraeth ar archifau, Cm4516, 1999). Bu mynediad i'r cyhoedd yn nodwedd o fwyafrif y gwasanaethau archifau ers y dechreuad, a daeth gwasanaethau yn gynyddol ymwybodol o anghenion cynnwys cymdeithasol. Yn yr un modd, anogwyd y defnydd o archifau ar bob lefel mewn addysg gan y proffesiwn archifau, boed yn blant ysgol yn gwneud prosiectau ar eu hardal leol, staff a myfyrwyr prifysgolion yn dilyn ymchwil academaidd neu aelodau o'r cyhoedd yn dilyn dosbarthiadau nos mewn hanes lleol neu hel achau. Cyfrannodd archifyddion ers amser at addysg gydol oes, ac y maent mewn sefyllfa dda i barhau a chynyddu eu cyfraniad yn y maes hwn, ar yr amod eu bod yn cael digon o adnoddau.

Bwriad y datganiad polisi hwn a baratowyd gan Gyngor Archifau Cymru yw bod yn gymorth i wneuthurwyr polisi a hybu dadl ddeallus am archifau a phynciau archifol yng Nghymru. Mae'r Cyngor yn cynrychioli sefydliadau sy'n ymwneud â gweinyddu archifau yng Nghymru. Y nod yw bod yn fforwm rheolaidd i gyfnewid syniadau, i ddylanwadu ar bolisi, i ddwyn materion cyfredol i sylw'r cyrff perthnasol a bod yn ganolbwynt i brosiectau cydweithio. Gyda dyfodiad Cynulliad Cenedlaethol Cymru a symudiadau tuag at gydweithio traws-sector, daeth aelodau'r Cyngor i'r casgliad mai dyma'r amser i gynhyrchu datganiad clir o'r egwyddorion a'r safonau sy'n sylfaen i arfer rheoli archifau a chofnodion yng Nghymru.

Diolchiadau
Mae Cyngor Archifau Cymru yn cydnabod gyda diolch y gefnogaeth ariannol a gafwyd gan Gymdeithas yr Archifyddion a CWLIS wrth gynhyrchu'r ddogfen hon.

DATGANIAD EGWYDDORION

1	Datganiad cyffredinol	5	Cadwedigaeth
2	Rheoli cofnodion	6	Cyllido a chyfansoddiad
3	Rhwydwaith cenedlaethol o ddarpariaeth archifol	7	Hyfforddiant proffesiynol
4	Mynediad	8	Estyn allan ac addysg

Egwyddor 1 - Datganiad cyffredinol

Dylai cymdeithas wâr, sy'n ymboeni am gynnal hawliau'r dinesydd, annog gweinyddiaeth effeithiol a sicrhau fod ei hanes yn agored i bawb, ddarparu ar gyfer cadw ei harchifau a pheri eu bod ar gael i'w gweld.

Egwyddor 2 - Rheoli Cofnodion

Dylid mynnu bod cyrff sy'n derbyn cyllid cyhoeddus yn datblygu rheolaeth effeithiol ar gofnodion a gofalu bod defnydd archifol yn cael ei ddethol a'i gadw ar sail o wybodaeth, a dylid annog cyrff ac unigolion eraill i wneud yr un modd.

Egwyddor 3 - Rhwydwaith Cenedlaethol o Ddarpariaeth Archifol

Dylid cael rhwydwaith o wasanaethau a storfeydd i gyrff cenedlaethol, awdurdodau lleol ac eraill sy'n creu archifau, er mwyn gofalu y darperir ar gyfer holl ardaloedd daearyddol Cymru ac y gall pob dosbarth o gorff sy'n creu archifau gael cartref priodol i'w archifau.

Egwyddor 4 - Mynediad

Fel rheol, dylid cael mynediad dilyffethair at bob archif a ddelir gan gyrff sy'n cael eu cyllido yn gyhoeddus, yn amodol ar anghenion cadwedigaeth a chyfrinachedd neu unrhyw ofynion cyfreithiol penodol.

Egwyddor 5 - Cadwedigaeth

Cadwedigaeth yw swyddogaeth fwyaf sylfaenol pobl a gwasanaethau archifol proffesiynol. Dylai gynnwys darparu adeilad a chyfleusterau storio digonol, rheolaeth ar yr amgylchedd, mynediad at wasanaethau cadwraeth proffesiynol, a chyfleusterau mynediad digonol i'r cyhoedd.

(O safbwynt y polisi hwn mae'r ystyron a ganlyn yn gymwys: mae cadwedigaeth yn golygu cadw archifau a chofnodion rhag difrod neu ddirywiad; mae cadwraeth yn golygu trin ffurf ffisegol archifau neu gofnodion sydd wedi'u difrodi neu wedi dirywio gyda dulliau technegol, neu'u hatgyweirio)

Egwyddor 6 - Cyllido a Chyfansoddiad

Dylai digon o gyllid fod ar gael ar lefel genedlaethol a lleol i alluogi gwasanaethau archifol i gwrdd â safonau cenedlaethol a rhyngwladol cydnabyddedig.

Egwyddor 7 - Hyfforddiant proffesiynol

Dylai pawb sydd â chyfrifoldeb rheoli proffesiynol ac uwch am gofnodion neu archifau fod yn archifyddion, cadwriaethwyr neu reolwyr cofnodion cymwys, neu fedru mynd yn rhwydd at gyngor o'r fath.

Egwyddor 8 - Estyn allan ac Addysg

Dylid cydnabod gwerth gwybodaeth archifol ar bob lefel o addysg, yn ogystal â'r manteision cymdeithasol a chymunedol all ddeillio o ddarparu cyfleusterau archifol.

AMCANION POLISI

1 Datganiad cyffredinol 5 Cadwedigaeth

2 Rheoli cofnodion 6 Cyllido a chyfansoddiad

3 Rhwydwaith cenedlaethol o ddarpariaeth archifol 7 Hyfforddiant proffesiynol

4 Mynediad 8 Estyn allan ac addysg

Egwyddor 1 - Datganiad cyffredinol: Dylai cymdeithas wâr, sy'n ymboeni am gynnal hawliau'r dinesydd, annog gweinyddiaeth effeithiol a sicrhau fod ei hanes yn agored i bawb, ddarparu ar gyfer cadw ei harchifau a pheri eu bod ar gael i'w gweld.

1.1	Mae angen hybu dealltwriaeth o archifau, materion archifol ac arfer cadarn o reoli cofnodion ledled Cymru.
1.2	Mae archifau yn datgelu'r gorffennol, yn esbonio'r presennol ac yn ganllaw i'r dyfodol. Maent yn hanfodol i weinyddiaeth dda, i hawliau democrataidd a chyfreithiol y dinesydd, ac i iawn ddeall y gorffennol a'r presennol. Ni ellir sicrhau yr un o'r rhain os na chedwir archifau yn iawn. Rhaid i'w cadw a rhoi mynediad atynt felly fod yn sylfaen i bolisi archifau yr adeiladir popeth arall arno.

Egwyddor 2 - Rheoli cofnodion: Dylid mynnu bod cyrff sy'n derbyn cyllid cyhoeddus yn datblygu rheolaeth effeithiol ar gofnodion a gofalu bod defnydd archifol yn cael ei ddethol a'i gadw ar sail o wybodaeth, a dylid annog cyrff ac unigolion eraill i wneud yr un modd.

2.1

Byddai treftadaeth archifol genedlaethol Cymru yn cael ei chadw'n well petai cyrff sy'n cynhyrchu cofnodion yn mabwysiadu agwedd gynhwysfawr tuag at eu cofnodion o'r creu i'r gwaredu. Dylid talu sylw digonol i reoli cofnodion modern ym mhob cyfrwng trwy gydol eu hoes, ac felly sicrhau effeithiolrwydd gweinyddol trwy gadw'n unig y cofnodion hynny y mae eu hangen at ddibenion gweinyddol, cyfreithiol, masnachol a hanesyddol. O fantoli cofnodion gan archifydd proffesiynol fel rhan o gyfundrefn integredig o reoli cofnodion, bydd modd sicrhau y cedwir cofnodion sydd o werth hanesyddol neu at ddibenion eraill ymchwil, a bydd yn fodd i gydymffurfio â gofynion deddfwriaethol mewn meysydd megis Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data.

2.2

Dylid cymryd camau i ddatblygu arbenigedd mewn rheoli a chadw cofnodion electronig, gan gadw mewn cof yr arfer gorau rhyngwladol sy'n datblygu.

Egwyddor 3 - Rhwydwaith cenedlaethol o ddarpariaeth archifol: Dylid cael rhwydwaith o wasanaethau a storfeydd i gyrff cenedlaethol, awdurdodau lleol ac eraill sy'n creu archifau er mwyn gofalu y darperir ar gyfer holl ardaloedd daearyddol Cymru ac y gall pob dosbarth o gorff sy'n creu archifau gael cartref priodol i'w archifau.

3.1	Dylid sefydlu Archifdy Gwladol i Gymru a fydd yn gyfrifol am gofnodion cyhoeddus Cymru gan gynnwys cofnodion a grëir gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru. Dylai hefyd oruchwylio rheoli cofnodion a gynhyrchir gan gyrff cyhoeddus a noddir gan y Cynulliad.
3.2	Dylai'r Cynulliad Cenedlaethol barhau i fonitro cynlluniau a gyflwynwyd dan Adran 60 Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 er mwyn gofalu fod pob awdurdod lleol yng Nghymru, naill ai'n unigol neu ar y cyd, yn rhoi gwasanaeth archifol digonol.
3.3	Dylai pob corff sy'n casglu archifau yng Nghymru fod â pholisïau y gall y cyhoedd eu gweld ar gasglu a derbyn yn unol â Safon y Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol (CLlH) ar gyfer Storfeydd Cofnodion.
3.4	Mae cyfathrebu a chydgordio rhwng sefydliadau sy'n aelodau o'r rhwydwaith archifol yng Nghymru'n hollbwysig rhag dyblygu gwaith. Mae angen hefyd am gyfathrebu mwy effeithiol rhwng y proffesiwn archifau a rheoli cofnodion a gwneuthurwyr polisi, gan gynnwys y Cynulliad Cenedlaethol.
3.5	Dylid sefydlu mecanwaith i hwyluso gwneud sylwadau yn effeithiol ar faterion archifau gan ddefnyddwyr a pherchenogion archifau fel ei gilydd yng Nghymru.

Egwyddor 4 - Mynediad: Fel rheol, dylid cael mynediad dilyffethair at bob archif a ddelir gan gyrff sy'n cael eu cyllido yn gyhoeddus, yn amodol ar anghenion gwarchodaeth a chyfrinachedd neu unrhyw ofynion cyfreithiol penodol.

4.1	Mae'r hawl i fynediad at archifau yn sylfaenol bwysig; dylid rhagdybio eu bod yn agored. Dylai mynediad fod i bawb, ac o leiaf at ddibenion ymchwil hanesyddol, mewn egwyddor yn ddi-dâl.
4.2	Dylai gwasanaethau archifau anelu at y safon mynediad at archifau (Standard for Access to Archives), a chynhyrchu a lledaenu polisi mynediad cyhoeddus sy'n diffinio hawliau a chyfrifoldebau defnyddwyr.
4.3	Dylai bod modd mynd at bob cofnod cyhoeddus a chofnodion eraill a gynhyrchir gan gyrff sy'n cael eu cyllido yn gyhoeddus o fewn cyfnod o ddeng mlynedd ar hugain o'u creu oni fydd preifatrwydd personol, cyfrinachedd masnachol neu ddiogelwch y cyhoedd yn mynnu cyfnod cau hwy. Dylai mynediad at gofnodion llai na deng mlynedd ar hugain oed fod yn unol â'r egwyddorion a nodir yn y ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data. Ni ddylai unrhyw wasanaeth archifau osod amodau mynediad llymach.
4.4	Dylid parchu cyfyngiadau rhesymol ar fynediad a roddir gan berchenogion preifat casgliadau archifol sydd ar adnau.
4.5	Bydd mynediad at ddogfennau unigol yn dibynnu ar eu cyflwr ffisegol, a gellir ei gyfyngu os bydd eu trin yn arwain at ddirywiad neu golli gwybodaeth.
4.6	Mae cymhorthion chwilio yn allwedd hanfodol i fynediad. Mae gan gyrff sy'n dal archifau gyfrifoldeb absoliwt i'w cynhyrchu. Dylent gydymffurfio â safonau cenedlaethol a rhyngwladol cydnabyddedig. Dylid hefyd eu dosbarthu'n eang, a'u gwneud ar gael i'r cyhoedd trwy adnau gyda Chofrestr Genedlaethol Archifau neu, os ydynt ar ffurf electronig, eu cysylltu â'r Gofrestr.
4.7	Rhaid defnyddio technoleg y rhyngrwyd a digideiddio lle bo hynny'n briodol i bobl o bell allu defnyddio cymhorthion chwilio a rhestri, a delweddau digidol ar gyfer astudio manwl ac fel esiamplau at ddefnydd addysgol a'r sawl sy'n cychwyn astudio archifau.
4.8	Dylai pob gwasanaeth archifau, fel blaenoriaeth, gadw golwg ar gyfleusterau i rai dan anfantais, a cheisio creu mwy o gyfleoedd i grwpiau o'r fath gael mynediad. Ymhlith yr anfanteision i'w hystyried mae anabledd corfforol neu feddyliol, amddifadedd cymdeithasol, dieithrio neu bellter daearyddol. Dylid cofio fod y sawl sy'n cael oriau agor yn anghyfleus hefyd yn grŵp dan anfantais.

Egwyddor 5 - Cadwedigaeth: Cadwedigaeth yw swyddogaeth fwyaf sylfaenol pobl a gwasanaethau archifol proffesiynol. Dylai gynnwys darparu adeilad a chyfleusterau storio digonol, rheolaeth ar yr amgylchedd, mynediad at wasanaethau cadwraeth broffesiynol, a chyfleusterau mynediad digonol i'r cyhoedd.

5.1	Mae ffurfio polisi cenedlaethol ar gadwedigaeth a chadwraeth i wasanaethau archifol yng Nghymru yn fater o frys.
5.2	Dylid ystyried sefydlu unedau cadwraeth rhanbarthol i ganiatáu i gyrff sy'n dal archifau, o ba faint bynnag, gael mynd at gadwriaethwyr wedi eu hyfforddi yn broffesiynol sy'n gweithio i safonau cydnabyddedig.
5.3	Hyd y bo modd, dylai mannau storio cofnodion mewn adeiladau archifol gydymffurfio â BS 5454.

Egwyddor 6 - Cyllido a chyfansoddiad: Dylai digon o gyllid fod ar gael ar lefel genedlaethol a lleol i alluogi gwasanaethau archifol i gwrdd â safonau cenedlaethol a rhyngwladol cydnabyddedig.

6.1	Dylai cyrff sy'n derbyn cyllid cyhoeddus ac sy'n derbyn archifau gydnabod eu cyfrifoldeb i ofalu amdanynt yn iawn, a bod hyn yn galw am ymrwymiad ariannol ar eu rhan. Bydd yr arian sydd ei angen yn amrywio yn ôl maint y gwaith a gefnogir. Dylid pwysleisio, fodd bynnag, fod yma gostau cyfalaf a refeniw, a bod costau cyfalaf yn sicr o godi yn awr ac yn y man, tra bod yn rhaid rhagdybio y bydd costau refeniw yn barhaus a chyson.
6.2	Rheoli cyllidebau yw'r allwedd i wasanaeth sefydlog. Dylai cyllidebau gwasanaethau archifau, waeth beth fo'u maint, fod yn hawdd eu nodi, a dylai fod gan staff proffesiynol lais effeithiol yn strwythur reoli eu sefydliad.
6.3	Dylai'r llywodraeth ganol ystyried gwneud cyfraniad ariannol at ofal cofnodion cyhoeddus a gadwyd yn lleol dan Adran 4(1) Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.
6.4	Dylid sicrhau cyllid er mwyn cefnogi ymchwil i faterion o bwys i'r proffesiynau archifol a rheoli cofnodion, gan gynnwys safonau, cadwedigaeth, a materion sy'n ymwneud â chyfryngau electronig. Dylid annog archifyddion, rheolwyr cofnodion a chadwriaethwyr yng Nghymru i gyfrannu at ystyried pynciau proffesiynol ar lefel fyd-eang. Mae gan ddau gwrs hyfforddi Prifysgol Cymru mewn Gweinyddu Archifau a Rheoli Cofnodion swyddogaeth o ran cynnal a meithrin ymchwil, a dylid eu cefnogi. Mae angen cefnogaeth hefyd ar gyfleusterau i hyfforddi cadwriaethwyr archifau yng Nghymru.
6.5	Dylai gwasanaethau archifau fod â chyfansoddiad cywir yn unol ag argymhellion Safon y CLlH ar gyfer Storfeydd Cofnodion. Dylid annog cyrff llywodraethu gwasanaethau archifau, nad ydynt eto wedi mabwysiadu Safon y CLlH i wneud hynny rhag blaen. Dylai cyrraedd Cymeradwyaeth y CLlH a Chymeradwyaeth y SCC (lle cedwir cofnodion cyhoeddus) fod yn safon i bob gwasanaeth archifau ymgyrraedd ati. Rhaid i wasanaethau archifau a chyrff eraill sydd yn dal cofnodion cyhoeddus dynodedig gydymffurfio â chanllawiau'r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Y Tu Hwnt i'r SCC: Cofysgrifau Cyhoeddus Mewn Mannau Adnau.

Egwyddor 7 - Hyfforddiant proffesiynol: Dylai pawb sydd â chyfrifoldeb rheoli proffesiynol ac uwch am gofnodion neu archifau fod yn archifyddion, cadwriaethwyr neu reolwyr cofnodion cymwys, neu fedru mynd yn rhwydd at gyngor o'r fath.

7.1	Dylai cyflogwyr feithrin datblygiad proffesiynol parhaus i staff ar bob lefel yn y gwasanaethau archifau yng Nghymru, a dylai'r cyrff proffesiynol yng Nghymru ymateb i alwadau amdano.
7.2	Mae darparu gwasanaethau yn Gymraeg yn ofyniad hanfodol ar gyfer rhoi mynediad cyfartal. Dylai arian fod ar gael i gefnogi hyfforddiant cychwynnol i staff y gwasanaeth archifau ac i gynnal sgiliau iaith.

Egwyddor 8 - Estyn allan ac addysg: Dylid cydnabod gwerth gwybodaeth archifol ar bob lefel o addysg, yn ogystal â'r manteision cymdeithasol a chymunedol all ddeillio o ddarparu cyfleusterau archifol.

8.1	Dylai gwasanaethau archifau fod yn barod i estyn cyfleusterau i grwpiau addysgol, a dylent yn benodol gydnabod eu swyddogaeth fel darparwyr adnoddau i ddysgwyr unigol ac fel rhan o'r fframwaith ddysgu gydol oes.
8.2	Gall gwaith grŵp ac unigol ar bynciau treftadaeth lleol annog manteision ymwybyddiaeth gymunedol a chydlynu cymdeithasol, a dylai archifau felly gydnabod eu potensial fel cyfrwng newid cymdeithasol.
8.3	Tra bod gan wasanaethau archifol eu cylch gorchwyl, cyfrifoldebau, methodoleg a gofynion penodol eu hunain, gall gweithio traws-bynciol ar faterion penodol gydag amgueddfeydd, orielau, llyfrgelloedd a sefydliadau treftadaeth a dysgu eraill agor ffyrdd newydd o rannu nodau, amcanion ac adnoddau. Dylai gwasanaethau archifau fod yn ymwybodol o'r posibiliadau hyn a chwilio am gyfle i gydweithio ar draws ffiniau lle gall hyn fod yn llesol.

ATODIAD

Mae'r atodiad hwn yn cynnwys manylion y prif ddatganiadau polisi, deddfwriaeth a safonau sy'n gymwys i archifau a rheoli cofnodion yng Nghymru a thu hwnt yn y Deyrnas Gyfunol.

Polisïau	Rheoli cofnodion
Deddfwriaeth	Disgrifio a chatalogio archifau
Safonau cadw archifau	Strwythur data
Mynediad	Safonau proffesiynol

A	Polisïau

	An Archives Policy for The United Kingdom, Cyngor Cenedlaethol ar Archifau, 1996
	Cm 4516: Government Policy on Archives, Adran yr Arglwydd Ganghellor, Rhagfyr 1999 http://www.pro.gov.uk/archives/archivepolicy/default.htm
	Government Policy on Archives: Action Plan (Medi 2002) http://www.pro.gov.uk/archives/actionplan/default.htm

B	Deddfwriaeth

i	Deddfwriaeth sy'n ymwneud â Gwasanaethau Archifau Awdurdodau Lleol
	Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962 (Mae hon yn rhoi pwerau i awdurdodau lleol hybu defnyddio eu cofnodion eu hunain a chael cofnodion eraill trwy bryniant, anrheg, benthyciad neu adnau)
	Deddf Llywodraeth Leol 1972 adran 224 (Gweler hefyd Guidance on '...proper arrangements' for archives a gyhoeddwyd gan Swyddfa'r Dirprwy Brif Weinidog, Mawrth 2000) http://www.local-regions.odpm.gov.uk/section224/index.htm
	Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 adran 60 (Gweler hefyd Canllawiau ar Gynlluniau ar gyfer gofalu am Gofnodion, eu cadw a'u rheoli (dan Adran 60) a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gymreig, Mehefin 1995)

ii	Deddfwriaeth sy'n ymwneud â mathau arbennig o gofnodion

	Cofnodion Cyhoeddus Cymreig
	Deddf Llywodraeth Cymru 1998 (c.38) adran 116 Statws Cofnodion Cyhoeddus Cymreig, adran 117 Trosglwyddo Cyfrifoldebau, adran 118 Ystyr "Cofnodion Cyhoeddus Cymreig" http://www.legislation.hmso.gov.uk/acts/acts1998/19980038.htm
	Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng y Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus a Chynulliad Cenedaethol Cymru http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/NAWPROMoU/MoUWelsh.htm

	Cofnodion Cyhoeddus
	Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967

	Dogfennau Maenorol
	Deddf Cyfraith Eiddo 1922 fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf (Diwygio) Cyfraith Eiddo 1924 a Rheolau Dogfennau Maenorol 1959 (SI 1959/1399), fel y'i diwygiwyd gan Reolau Dogfennau Maenorol (Newidiadau) 1963 (SI 1963/976) a Rheolau Dogfennau Maenorol (Newid) 1967 (SI 1967/963)

	Dogfennau Degwm
	Deddf y Degwm 1936 a Rheolau (Copïau Offerynnau Dosraniad) (Newid) Degwm 1963 (SI 1963/977)

	Cofnodion Plwyf
	Nid yw adneuo cofnodion yr Eglwys yng Nghymru yn dod dan ddeddfwriaeth ond dan gytundeb dyddiedig 23 Gorffennaf 1976 gydag archifdai awdurdodau lleol a chytundeb pellach ar 14 Medi 1976 gyda Llyfrgell Genedlaethol Cymru a Chorff Cynrychiolwyr yr Eglwys yng Nghymru. Dan y cytundeb diwethaf hwn, cedwir yr holl gofnodion esgobol, esgobaethol, cabidylaidd a thaleithiol yn Llyfrgell Genedlaethol Cymru. Mae'r cytundeb rhwng y Corff Cynrychiolwyr a gwasanaethau archifau'r awdurdodau lleol yn cael ei ail-ddrafftio ar hyn o bryd i ystyried ffiniau newydd awdurdodau lleol yn dilyn ad-drefnu llywodraeth leol ym 1996

C	Safonau Cadw Archifau

	Cyffredinol
	BS5454: 2000 Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents
	Safon y CLlH ar gyfer Stordai Cofnodion y Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol (trydydd arg.), 2001 http://www.hmc.gov.uk/advice/standrds.htm
	Y Tu Hwnt i'r SCC: Cofysgrifau Cyhoeddus Mewn Mannau Adnau (canllawiau ar gadw a rhoi ar gael i ddefnyddwyr gofnodion cyhoeddus a gedwir y tu allan i'r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus), PRO, 1994

	Cadwedigaeth a Chadwraeth
	British Standards Institution, Repair and allied processes for the conservation of documents: recommendations (2002)
	Preservation and Conservation: A guide to policy and practices in the preservation of archives, C Pickford et al, Cymdeithas yr Archifyddion, 1997

	Archifau mewn Amgueddfeydd
	Code of Practice on Archives for Museums and Galleries in the United Kingdom, Comisiwn Amgueddfeydd ac Orielau (arg. diwygiedig), 1996 http://www.hmc.gov.uk/advice/standrds.htm

Ch	Mynediad

	Standard for Access to Archives - a working document, Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus, 2000. (Mae'r ddogfen hon yn debyg o ddod yn Safon Brydeinig yn y dyfodol agos) http://www.hmc.gov.uk/archives/psqg/National_Standard_Summary.htm

D	Rheoli Cofnodion

	ISO 15489-1: Information and documentation - Records Management - Part 1: General. ISO 15489-2: Information and documentation - Records Management - Part 2: Guidelines
	Lord Chancellor's Code of Practice on the Management of Records, issued under section 46 of the Freedom of Information Act 2000 (2002) http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/foicode.htm
	Mae'r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus yn cynhyrchu amrywiaeth o ganllawiau ar bob agwedd o reoli cofnodion, gan gynnwys cofnodion electronig. Mae copïau o gyhoeddiadau ar gael o wneud cais at y Rheolwr Prosiect Safonau neu o wefan y Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/standards/default.htm

Dd	Disgrifio a chatalogio archifau

	ISAD(G) General International Standard Archival Description (ail arg.) Cyngor Rhyngwladol ar Archifau - Pwyllgor Safonau Disgrifio, Stockholm, 1999 http://www.ica.org/biblio.php?pbodycode=CDS&ppubtype=pub&plangue=eng
	International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, Cyngor Rhyngwladol ar Archifau - Comisiwn ad hoc ar Safonau Disgrifio, Ottawa, 1996 http://www.ica.org/biblio.php?pbodycode=CDS&ppubtype=pub&plangue=eng
	Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names 1997, Cyngor Archifau Cenedlaethol, 1997 http://www.hmc.gov.uk/nca/title.htm

E	Strwythur Data

	Disgrifiad Archifol Wedi'i Amgodio
	Encoded Archival Description Tag Library, fersiwn 2002, Cymdeithas Archifyddion America, 2002 http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html
	Encoded Archival Description Application Guidelines, fersiwn 2002, Cymdeithas Archifyddion America Nid yw ar gael eto. Gweler http://www.loc.gov/ead
	Encoded Archival Description Application Guidelines, fersiwn 1.0, Cymdeithas Archifyddion America, 1999 http://www.loc.gov/ead/ag/aghome.html

F	Safonau proffesiynol

	Côd Ymarfer Cymdeithas yr Archifyddion (Society of Archivists Code of Conduct), 1994 http://www.archives.org.uk/thesociety/codeofconduct.asp
	Côd Moeseg y Cyngor Rhyngwladol ar Archifau (International Council on Archives Code of Ethics), 1996 http://www.ica.org/biblio.php?pbodycode=CDS&ppubtype=pub&plangue=eng

Yn ôl i'r Tudalen Blaen