Mae angen i’r Llyfrgell gasglu a defnyddio rhai mathau o ddata a ddisgrifir yn adran 2 Deddf Gwarchod Data 1998 fel “data personol sensitif”. Rhestrir y data y gellir ei gasglu isod, a nodir i ba ddiben y gellir ei ddefnyddio:

• Hil a tharddiad ethnig: Cesglir gwybodaeth o Ffurflenni Cais.  Fe’i defnyddir i sicrhau bod y Llyfrgell yn cydymffurfio â deddfwriaeth Cysylltiadau Hiliol a Chyfle Cyfartal, ac at ddibenion ystadegol. Er y caiff y data ei gasglu a’i gadw yn ôl enwau unigolion, dim ond ar ffurf gyfansawdd, ddienw y caiff ei ddatgelu i gyrff eraill.

• Aelodaeth o Undebau Llafur: Caiff y wybodaeth ei darparu gan unigolion neu gan yr Undebau. Fe’i defnyddir i weinyddu tâl aelodaeth, ac yn achlysurol fe’i rhannir mewn ymateb i geisiadau am wybodaeth gan yr Undebau Llafur.

• Iechyd corfforol neu feddyliol, neu gyflwr meddygol: Caiff gwybodaeth ei chasglu o fanylion a ddarperir ar adeg penodi, ac o dystysgrifau meddygol a gyflwynir yn ystod cyfnod y gyflogaeth. Fe’i defnyddir:

• I weinyddu seibiant salwch statudol a sefydliadol, tâl salwch, seibiant mamolaeth a chynlluniau tâl mamolaeth, gan gynnwys cofnodi absenoldeb ar gyfer seibiant salwch;
• I wirio addasrwydd a gallu unigolion i weithio yn achos penodiadau penodol yn y Llyfrgell;
• I wirio addasrwydd a gallu unigolion i weithio ar leoliadau gwaith, secondiadau neu benodiadau er anrhydedd gyda chyflogwyr eraill;
• I sicrhau bod y Llyfrgell yn cydymffurfio â deddfwriaeth Gwahaniaethu ar sail Anabledd ac Iechyd a Diogelwch;
• I reoli a chynnal amgylchedd diogel yn y Llyfrgell;
• I ddarparu cofnodion salwch cywir ar gais darpar gyflogwyr eraill pan fo’r aelodau o staff wedi rhoi caniatâd penodol.

 

Ar wahân i anghenion y dibenion uchod, dim ond os oes ei angen yn ôl y gyfraith y caiff y data yma ei ddatgelu (e.e. os am ddechrau gweithio mewn proffesiynau penodol). Yr unig ffordd arall y caiff y data ei ddatgelu yw ar ffurf gyfansawdd a dienw i ddibenion ystadegol.

• Cofnodion troseddol: Gall y Llyfrgell ofyn i staff roi gwybodaeth am gollfarnau troseddol. Byddai’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio:

• I asesu addasrwydd ar gyfer swyddi penodol yn ymwneud â chyfrifoldeb ariannol, neu gyfrifoldeb am aelodau eraill o staff;
• I sicrhau y cydymffurfir ag anghenion yswirwyr (e.e. o ran gyrru car, diogelwch, ayyb.);
• I alluogi’r Llyfrgell i sicrhau ei bod yn cydymffurfio ag unrhyw anghenion deddfwriaethol (e.e. ynglŷn â materion yn ymwneud ag Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith neu’r Ddeddf Plant).

 

Ar wahân i’r defnydd uchod, ni ddatgelir y data i eraill oni bai fod hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith.

• Cofnodion disgyblu mewnol: Caiff data’n ymwneud â chamau disgyblu mewnol eu cadw, yn gyntaf, am gyfnod digon hir i ganiatáu cyflwyno apêl, ac yna am y cyfnod o amser a nodir yn glir yn y llythyr sy’n rhoi gwybod pa gamau y bwriedir eu cymryd.

Mae’r dibenion a restrir uchod yn cyd-fynd ag Atodlen 3, paragraffau 2, 4, 6, 7, 8 a 9 o’r Ddeddf Gwarchod Data 1998. Ni chaiff data ei ddatgelu na’i brosesu i unrhyw ddiben arall heb ganiatâd penodol gwrthrych y data.